Van selectieproces tot toezichthouder

Het samenstellen van een raad van toezicht is een complex proces. De raad van toezicht opereert namelijk in een speelveld waarin eigenaarschap, draagvlak, politiek en verworvenheden allemaal een rol spelen. Als executive searchbureau komt daar nog selectie en advies bij. Hoe kom je, met inachtneming van al deze factoren tot een goed functionerende raad van toezicht? En wie moet je eigenlijk altijd betrekken bij dit proces?

Holtrop Ravesloot staat al 60 jaar organisaties bij met executive search en advies. Van nieuwe directeur tot commissaris in de private sector en van bestuurder tot toezichthouder in het publieke domein. Gerald Knol, partner bij Holtrop Ravesloot en gespecialiseerd in de publieke sector, vertelt hoe Holtrop Ravesloot denkt over het samenstellen van een raad van toezicht, wie betrokken zouden moeten zijn bij de samenstelling en hoe dat proces eruit ziet.

Executive searchexpertise en begrip van de organisatie

Wij zoeken in de eerste plaats naar een toezichthouder die complementair is aan de (huidige leden) raad van toezicht, past bij de belangrijkste stakeholders, de mensen in de organisatie en bij de toekomstige uitdagingen (om hierover te klankborden en de organisatie te prikkelen). Om de juiste kandidaat of kandidaten te kunnen selecteren moeten wij een organisatie en haar doel daarom écht leren kennen en begrijpen.

Mensen mogen daarnaast natuurlijk van ons verwachten dat wij ook de trends en ontwikkelingen van de sector (de opgaven van buiten) en maatschappelijke impact van een organisatie kennen en deze een gepaste weging geven in de selectieprocedure. Want wat betekenen deze voor de toekomstige rol van de raad van toezicht en welke taak en toegevoegde waarde heeft de nieuwe toezichthouder daarbij?

Om deze vragen te kunnen beantwoorden en tot het juiste profiel te komen betrekken wij verschillende stakeholders vanuit de organisatie en soms ook van buiten.

Interne oriëntatie bij aanstelling toezichthouder

Een toezichthouder heeft onder andere met de volgende drie groepen uit de organisatie te maken, namelijk:

• de collega’s uit de raad van toezicht ;
• raad van bestuur of directie;
• stakeholders zoals de ondernemingsraad en cliëntenraad (niet te onderschatten gesprekspartners om een organisatie en haar eigenheid echt te doorgronden).

De eerste groep en onze opdrachtgever, de huidige raad van toezicht, is evident. Wij onderzoeken hoe de raad van toezicht op dit moment functioneert en welke rollen door de huidige toezichthouders worden ingevuld. Zo zijn wij in staat te bepalen wat het team aanvullend nodig heeft, zowel qua persoonlijkheid als kennis en ervaring om (toekomstige) uitdagingen het hoofd te bieden.

Dit trekken wij door naar de balans en de samenwerking tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur of directie. De dynamiek en verhoudingen tussen beide organen is essentieel voor de continuïteit van organisaties. De onderlinge verwachtingen tussen raad van toezicht en bestuur of directie moeten daarom helder zijn en zijn een belangrijke factor in de overwegingen.

De overige stakeholders verschillen natuurlijk per sector, markt en organisatie. Maar of het nu gaat om een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, cliëntenraad of bijvoorbeeld medische staf, óók zij komen in aanraking met de raad van toezicht. Daarnaast zijn zij het hart van de organisatie en weten hoe deze ervoor staat. De betrokkenheid van medewerkers en cliënten/patiënten/ studenten/bewoners is voor ons een onmisbaar onderdeel van het proces.

Breed draagvlak voor kandidaat én raad van toezicht

Er zijn vijf redenen waarom wij bepaalde belanghebbenden graag betrekken bij de selectieprocedure:

• een organisatie en haar eigenheid echt leren begrijpen en doorgronden;
• draagvlak vergroten;
• eigenaarschap voor het beschreven profiel;
• vertrouwen;
• een goed en duidelijk beeld kunnen meegeven aan kandidaten (van binnen naar buiten).

Tegenwoordig mag de raad van toezicht niet meer enkel vertrouwen op de informatie die zij van het bestuur krijgt en overlegt daarom regelmatig met bijvoorbeeld de cliëntenraad of ondernemingsraad, naast directeuren en managers. Door deze belangrijke gesprekspartners al in het voortraject en het selectieproces een stem te geven, wordt gezorgd voor een groter draagvlak van het nieuwe lid (of leden) én de raad van toezicht als gesprekspartner. Dit maakt dat de positie van de raad van toezicht verbetert, dat de raad zichtbaarder is voor de organisatie én beter op de hoogte kan blijven van het reilen en zeilen van de organisatie. Het verrijkt daarmee de rol van de toezichthouder.

Ook is de raad van toezicht voor het overgrote deel van de organisatie vaak niet erg zichtbaar, er is (gezien de kaders van de rol) terecht een gepaste afstand van de dagelijkse gang van zaken. Maar tegelijkertijd is het belangrijk dat de organisatie het gevoel heeft dat ook en juist de raad van toezicht de bedoeling van de organisatie dient en begrijpt waar het om draait.

Draagvlak en vertrouwen zijn duidelijk in het gezamenlijk belang van de organisatie en wij bereiken het daarom ook samen: door verschillende mensen uit de organisatie een stem te geven in de selectieprocedure.

Regisseur van het selectieproces voor de raad van toezicht

In het proces rondom de aanstelling van een nieuwe toezichthouder hebben wij natuurlijk vooral een adviserende rol, maar zijn tegelijkertijd ook de regisseur die de organisatie helpt bij het vormgeven van het proces om zelf tot de juiste keuze te komen.

Wij treffen daarin de juiste balans door eerst het proces in te richten in lijn met de governance en wensen van de opdrachtgever, de raad van toezicht. In overleg bepalen wij welke stakeholders een stem krijgen in het proces en hoe deze gewogen gaat worden. Vervolgens gaan wij in gesprek met de stakeholders en tasten af hoe zij de toezichthoudende rol bezien en aan welke eigenschappen, kennis en ervaring behoefte is.

Op basis van de verworven kennis en informatie wordt het profiel opgesteld en besproken met de opdrachtgever. Na eventuele aanpassingen of bijsturing ronden wij de diagnostische fase af en begint voor ons als executive searchbureau de werkelijke selectieprocedure.

Slagvaardig executive searchproces

Holtrop Ravesloot is onderscheidend doordat zij vanuit haar marktkennis en ervaring continu, ook buiten opdrachten om, in gesprek is met zowel opdrachtgevers als kandidaten. Als wij beginnen aan de daadwerkelijke selectieprocedure winnen wij dan ook veel tijd, omdat wij in korte tijd tot een zeer doelgerichte en up-to-date longlist komen. Na overleg met de opdrachtgever gaan wij gericht in gesprek met kandidaten voor een plaats op de shortlist. De uitkomst van de shortlist bespreken wij vervolgens met de opdrachtgever voordat wij kennismakingsgesprekken tussen kandidaten en opdrachtgever inplannen.

Onze zorgvuldigheid aan het begin van het proces waarborgt de kwaliteit van het profiel waarnaar wij op zoek gaan, onze marktkennis en ervaring maken dat wij vervolgens snel met een overzicht van kandidaten bij de opdrachtgever terugkomen. Met deze aanpak verzekert Holtrop Ravesloot opdrachtgevers ervan, dat zij een slagvaardige partner hebben die een solide set van passende kandidaten kan garanderen, waardoor de opdrachtgever in een wederkerig proces met kandidaten tot een afgewogen keuze kan komen.